A közreműködő szervetek egyre gyakrabban végeznek el helyszíni ellenőrzéseket a projektet megvalósító pályázóknál. Amennyiben nem készül fel az ellenőrzött cég az akár azt is eredményezheti, hogy részben vagy egészben elveszíti az elnyert támogatást. A helyszíni ellenőrzés során az ellenőrök általában megnézik a pénzügyi és könyvelési dokumentumokat, valamint megtekintik a beszerzett gépeket vagy a projekt egyéb elemeit. A legfontosabb az, hogy a projektnek legyen külön projekt-dossziéja. A pályázat helyszíni ellenőrzésekor az alábbi dokumentumokra lesz szükség:
1) 30 napnál nem régebbi Cégkivonat/Vállalkozói igazolvány (amennyiben a pályázat benyújtása, illetve a szerződéskötéshez benyújtott cégkivonat adataihoz képest változás történt)
2) Szakhatósági engedélyek: telepengedély, működési engedély stb.
3) A projekthez kapcsolódó könyvelési dokumentumok:
▪ tárgyi eszköz nyilvántartó kartonok
▪ befejezetlen beruházások könyvelése
▪ támogatások könyvelése
▪ főkönyvi számla
4) (A pályázathoz kapcsolódóan a kedvezményezettnek a projekttel kapcsolatos költségeiről és a támogatásról a könyvelésben is megjelenő, elkülönített nyilvántartást kell vezetnie. Ez azt jelenti, hogy számlatükörben külön számlaszámokat kell képezni, amelyen a csak a projekttel kapcsolatos költségek és a kapott támogatás szerepelhet. A pályázati dokumentációt mindenhol fizikailag elkülönített módon szükséges tárolni, úgy, hogy a pályázati pénzek és a támogatás felhasználása analitikus nyilvántartásokkal nyomon követhető legyen.)
5) Amennyiben már történt támogatás lehívás, a támogatási összeg beérkezését igazoló bankszámlakivonat.
6) A pályázattal kapcsolatba hozható hivatalos háttér-dokumentáció:
▪ megrendelések
▪ megrendelés visszaigazolások
▪ szerződések
▪ számlák
▪ kifizetést igazoló bizonylatok (átutalás esetében bankszámlakivonat, készpénzfizetésnél kiadási pénztárbizonylat)
▪ szállítólevél vagy átadás-átvételi jegyzőkönyv
▪ teljesítés igazolások
▪ üzembehelyezési jegyzőkönyvek
▪ ingatlan fejlesztés esetén építési napló
7) Kifüggesztett hirdetőtábla
Az eredeti példányokba az ellenőrök számára betekintést, illetve az ellenőrök által kért másolatok készítésnek lehetőségét szükséges biztosítani. Amennyiben úgy érzi, hogy szüksége van egy helyszíni ellenőrzésre történő felkészítésre, akkor keresse irodánkat a 06-20-979-9753-as telefonszámon vagy az info@forrascentrum.hu e-mail címen.
Téma: Gépbeszerzési pályázatok, Pályázat, Gépvásárlási pályázatok |