Helyszíni ellenőrzés

Az Új Széchenyi Terv keretében benyújtott pályázatokkal kapcsolatban a Közreműködő Szervezetnek lehetősége van helyszíni szemle, vagy helyszíni ellenőrzés lefolytatására. Előbbire a támogatási döntést megelőzően, utóbbira a támogatás igénybevételekor, a támogatott tevékenység befejezésekor, illetve a lezáráskor, vagy azt követően kerülhet sor.
A projekt életciklusa alapján a helyszíni ellenőrzés/szemle más-más céllal folytatható le, ezek pedig az alábbiak:
Támogatási döntést megelőző helyszíni szemle: a pályázat tartalmi elemeinek összevetése a helyszínen tapasztaltakkal, illetve kiegészítő információk szerzése az értékeléshez. Itt fontos szempont a szabálytalanságok, és visszaélések megelőzése.
Támogatási szerződés kibocsátását megelőző helyszíni szemle: ebben az esetben fontos, hogy a szemle kiértékelését megelőzően nem bocsátható ki a támogatási szerződés. Erre általában akkor kerül sor, ha a támogató döntésben hozott feltételeket/a támogatási szerződés megkötésének a feltételeit a helyszínen szükséges ellenőrizni.
Megvalósítási időszakban elvégzett helyszíni ellenőrzés: a projekt időbeli/műszaki/pénzügyi megvalósításának vizsgálata a cél. Fontos, hogy ekkorra az engedélyek már rendelkezésre álljanak, a projektnek pedig elkülönített nyilvántartása legyen, mivel itt a pályázat kapcsán tett, a már a megvalósítási időszakban is releváns vállalások ellenőrzésre kerülnek.
Fenntartási időszakban elvégzett helyszíni ellenőrzés: a projekt fenntartásának/működtetésének vizsgálata, a pályázatban tett vállalások teljesítésének ellenőrzése zajlik le ilyenkor.
Projekt lezárását megelőző helyszíni ellenőrzés: a projekt megvalósítás támogatási szerződés szerinti teljesítésének ellenőrzése, valamint a vállalt kötelezettségek teljesítésének vizsgálata.
Rendkívüli ellenőrzés: ezt abban az esetben rendelik el, ha a projekt megvalósításának nyomon követése során felmerülő információk indokolják (pl. hiánypótlást követően is hiányos dokumentáció, ellentmondásos dokumentumok, pontatlan, vagy hiányos információnyújtás, szabálytalansági gyanú felmerülése)
A helyszíni szemle/ellenőrzés során azokról jegyzőkönyv készül, melyet mind az ellenőrök, mint a pályázó cég képviselője aláír. Ezt követően lehetőség nyílik hiánypótlásra, melynek tartalmát és határidejét a jegyzőkönyvben rögzítik.
A helyszíni ellenőrzés során az alábbiakra fordítanak nagy hangsúlyt:
a projekt támogatási szerződésnek megfelelő megvalósítása
a projekt elemeinek helyszíni megtekintése (fényképfelvételekkel való dokumentálása)
a kifizetési igénylésekhez benyújtott dokumentumok, és igazolások eredeti példányának megtekintése, az egyezőség vizsgálata
a kedvezményezett által benyújtott nyilatkozatok egyezősége a bizonylatokkal
termékek, szolgáltatások teljesítésének a támogatási szerződéssel való összhangja
a tájékoztatás és nyilvánosságra vonatkozó kötelezettségek betartásának vizsgálata
projekt szintű elkülönített számviteli nyilvántartás ellenőrzése
A helyszíni szemle/ellenőrzés időpontjára elsősorban az alábbi dokumentumokat szükséges előkészíteni, illetve a projekt fizikai teljesítésének vizsgálatát lehetővé tenni:
Előzetes helyszíni szemle esetén:
aktuális cégkivonat/egyéni vállalkozó esetén a nyilvántartási számra vonatkozó igazolás
aláírási címpéldány
a fő- és fejlesztendő tevékenységhez kapcsolódó jogerős engedélyek (telep- és működési engedély)
a projekt megvalósításához szükséges engedélyek
az elszámolható költségeket alátámasztó dokumentumok (pl. árajánlat)
tulajdoni lap, továbbá bérelt ingatlan esetén bérleti szerződés, hozzájáruló nyilatkozat
éves átlagos statisztikai létszámra vonatkozó dokumentumok
amennyiben a projekt a szemle időpontjában megkezdődött, minden a projekt megvalósításával kapcsolatos további dokumentum szükséges (pl. megrendelés, szerződések, számla, szállítólevél, bankszámla kivonatok a pénzügyi teljesítés igazolása)
a projekt költségek elkülönített könyvelése
Megvalósítási/fenntartási/zár helyszíni ellenőrzések esetén a fentieken túl:
üzembe helyezéssel, használatba vétellel kapcsolatos dokumentumok
a támogatási összeg beérkezésének a bankszámlakivonata
főkönyvi kartonok a támogatás elkülönített könyvelésének alátámasztására
a támogatás biztosítékának dokumentumai
a projekt forrásait igazoló dokumentumok
az esetleges közbeszerzési kötelezettség teljesítését igazoló dokumentumok
időszakos jelentéstételi kötelezettség dokumentálása
a nyilvánosságra és a tájékoztatási kötelezettségre vonatkozó alátámasztó dokumentáció
a projekt számszerűsíthető eredményeit alátámasztó dokumentumok

Fontos, hogy az ellenőrök a pályázattal és a támogatással összefüggően bármilyen dokumentumot, objektumot vizsgálhatnak, arról információt kérhetnek. A Forrás Centrum Kft. munkatársai egy esetleges ellenőrzés során segítenek a dokumentáció összeállításában, illetve szükség esetén személyesen is részt vesznek az ellenőrzéseken.