Az Új Széchenyi Terv keretében benyújtott pályázatokkal kapcsolatban a Közreműködő Szervezetnek lehetősége van helyszíni szemle, vagy helyszíni ellenőrzés lefolytatására. Előbbire a támogatási döntést megelőzően, utóbbira a támogatás igénybevételekor, a támogatott tevékenység befejezésekor, illetve a lezáráskor, vagy azt követően kerülhet sor.
A projekt életciklusa alapján a helyszíni ellenőrzés/szemle más-más céllal folytatható le, ezek pedig az alábbiak:
Támogatási döntést megelőző helyszíni szemle: a pályázat tartalmi elemeinek összevetése a helyszínen tapasztaltakkal, illetve kiegészítő információk szerzése az értékeléshez. Itt fontos szempont a szabálytalanságok, és visszaélések megelőzése.
Támogatási szerződés kibocsátását megelőző helyszíni szemle: ebben az esetben fontos, hogy a szemle kiértékelését megelőzően nem bocsátható ki a támogatási szerződés. Erre általában akkor kerül sor, ha a támogató döntésben hozott feltételeket/a támogatási szerződés megkötésének a feltételeit a helyszínen szükséges ellenőrizni.
Megvalósítási időszakban elvégzett helyszíni ellenőrzés: a projekt időbeli/műszaki/pénzügyi megvalósításának vizsgálata a cél. Fontos, hogy ekkorra az engedélyek már rendelkezésre álljanak, a projektnek pedig elkülönített nyilvántartása legyen, mivel itt a pályázat kapcsán tett, a már a megvalósítási időszakban is releváns vállalások ellenőrzésre kerülnek.
Fenntartási időszakban elvégzett helyszíni ellenőrzés: a projekt fenntartásának/működtetésének vizsgálata, a pályázatban tett vállalások teljesítésének ellenőrzése zajlik le ilyenkor.
Projekt lezárását megelőző helyszíni ellenőrzés: a projekt megvalósítás támogatási szerződés szerinti teljesítésének ellenőrzése, valamint a vállalt kötelezettségek teljesítésének vizsgálata.
Rendkívüli ellenőrzés: ezt abban az esetben rendelik el, ha a projekt megvalósításának nyomon követése során felmerülő információk indokolják (pl. hiánypótlást követően is hiányos dokumentáció, ellentmondásos dokumentumok, pontatlan, vagy hiányos információnyújtás, szabálytalansági gyanú felmerülése)
A helyszíni szemle/ellenőrzés során azokról jegyzőkönyv készül, melyet mind az ellenőrök, mint a pályázó cég képviselője aláír. Ezt követően lehetőség nyílik hiánypótlásra, melynek tartalmát és határidejét a jegyzőkönyvben rögzítik.
A helyszíni ellenőrzés során az alábbiakra fordítanak nagy hangsúlyt:
a projekt támogatási szerződésnek megfelelő megvalósítása
a projekt elemeinek helyszíni megtekintése (fényképfelvételekkel való dokumentálása)
a kifizetési igénylésekhez benyújtott dokumentumok, és igazolások eredeti példányának megtekintése, az egyezőség vizsgálata
a kedvezményezett által benyújtott nyilatkozatok egyezősége a bizonylatokkal
termékek, szolgáltatások teljesítésének a támogatási szerződéssel való összhangja
a tájékoztatás és nyilvánosságra vonatkozó kötelezettségek betartásának vizsgálata
projekt szintű elkülönített számviteli nyilvántartás ellenőrzése
A helyszíni szemle/ellenőrzés időpontjára elsősorban az alábbi dokumentumokat szükséges előkészíteni, illetve a projekt fizikai teljesítésének vizsgálatát lehetővé tenni:
Előzetes helyszíni szemle esetén:
aktuális cégkivonat/egyéni vállalkozó esetén a nyilvántartási számra vonatkozó igazolás
aláírási címpéldány
a fő- és fejlesztendő tevékenységhez kapcsolódó jogerős engedélyek (telep- és működési engedély)
a projekt megvalósításához szükséges engedélyek
az elszámolható költségeket alátámasztó dokumentumok (pl. árajánlat)
tulajdoni lap, továbbá bérelt ingatlan esetén bérleti szerződés, hozzájáruló nyilatkozat
éves átlagos statisztikai létszámra vonatkozó dokumentumok
amennyiben a projekt a szemle időpontjában megkezdődött, minden a projekt megvalósításával kapcsolatos további dokumentum szükséges (pl. megrendelés, szerződések, számla, szállítólevél, bankszámla kivonatok a pénzügyi teljesítés igazolása)
a projekt költségek elkülönített könyvelése
Megvalósítási/fenntartási/zár helyszíni ellenőrzések esetén a fentieken túl:
üzembe helyezéssel, használatba vétellel kapcsolatos dokumentumok
a támogatási összeg beérkezésének a bankszámlakivonata
főkönyvi kartonok a támogatás elkülönített könyvelésének alátámasztására
a támogatás biztosítékának dokumentumai
a projekt forrásait igazoló dokumentumok
az esetleges közbeszerzési kötelezettség teljesítését igazoló dokumentumok
időszakos jelentéstételi kötelezettség dokumentálása
a nyilvánosságra és a tájékoztatási kötelezettségre vonatkozó alátámasztó dokumentáció
a projekt számszerűsíthető eredményeit alátámasztó dokumentumok

Fontos, hogy az ellenőrök a pályázattal és a támogatással összefüggően bármilyen dokumentumot, objektumot vizsgálhatnak, arról információt kérhetnek. A Forrás Centrum Kft. munkatársai egy esetleges ellenőrzés során segítenek a dokumentáció összeállításában, illetve szükség esetén személyesen is részt vesznek az ellenőrzéseken.

Elérkezett a 2014-es év vége, mely magával hozza a pénzügyi év zárását azoknál a vállalkozásoknál, amelyeknek a mérlegforduló napja december 31-ére esik. A zárást igazoló beszámoló elkészülésére, és nyilvánosságra hozására a törvényben meghatározott határidő ezeknél a vállalkozásoknál az adott pénzügyi évet követő év május 31-e.
Ezt a dátumot mindenképpen be szükséges tartani, azonban amennyiben vállalkozásunk még nem rendelkezik legalább két-három lezárt üzleti évvel, abban az esetben érdemes lehet a beszámolót előbb lezárni, mivel a pályázati kiírások gyakran tartalmaznak olyan indulási feltételt, miszerint a pályázónak kettő, esetleg három lezárt üzleti évvel kell rendelkeznie.
Pályázati szempontból fontos, hogy az üzleti év zárásakor figyelembe vegyünk néhány tényezőt, melyek meghatározhatják, hogy milyen pályázatokon, és mekkora összegben pályázhatunk állami támogatásra.
A mérleg elkészítésénél a legfontosabb szempont, hogy a vállalkozás saját tőkéje az támogatási kérelem beadását megelőző utolsó, lezárt üzleti évben nem lehet negatív, és el kell, hogy érje legalább a jegyzett tőke felét. Ennek a nem teljesítésével a pályázó teljes mértékben kizárja magát a pályázatok köréből.
A másik, mérleggel kapcsolatos fontos adat a mérleg főösszeg. Nem minden pályázatnál, de egyre többnél meghatározza a maximális projekt összköltséget a pályázat beadását megelőző utolsó lezárt év mérleg főösszege, ezért érdemes ezt az adatot is a terveknek megfelelően alakítani.
A fenti megfontolásból szintén érdemes a lehetséges beruházásokra figyelemmel meghatározni az árbevétel összegét.
Számos pályázatban indulási feltétel, hogy a cég utolsó lezárt évében legalább egy alkalmazottal rendelkezzen, ezért erre is érdemes odafigyelni a beszámoló elkészítésekor.
A fentieken kívül továbbra is fontos, hogy kizáró tényezőként jelennek meg a pályázatokban a munkaügyi bírságok, illetve adótartozások, ezért ezeket folyamatosan figyelni kell, és szükség esetén a megfelelő intézkedéseket meg kell tenni.